Rekisteriseloste / Glow Union Oy / Klinikka Glow

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöasiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoja sekä rekisteröidylle että valvovalle viranomaiselle.

Rekisterinpitäjä

Glow Union Oy (myöhemmin ´Klinikka Glow´)
Y: 2477853-8
Väinönkatu 38
40100 Jyväskylä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseksi perustuen lakiin
• Markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen ja/tai sopimukseen
• Oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, hallintaan, seurantaan ja raportointiin, laadun varmistamiseen sekä tietojohtamiseen perustuen lakiin
• Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn
• Laskutusta ja perintää varten perustuen asiakkaan ja Klinikka Glow’n väliseen sopimukseen
• Väärinkäytösten todentamiseen ja käytön valvontaan perustuen lakiin

Käsittelyn tarkoitukset:

Henkilötietoja käsitellään terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseksi

• Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• Ajanvarauksien hallintaan

Henkilötietoja käsitellään markkinointi- ja viestintätarkoituksiin

• Asiakkuuden hoitoon, mm. asiakkaiden muistuttamiseen esimerkiksi ajanvarauksista
• Asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden keräämiseen ja seuraamiseen, analysointiin sekä niihin liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen
• Asiakkaiden toiveiden huomioon ottamiseen sekä tarjonnan kohdistamiseen
• Tuotteiden ja palveluiden viestimiseen ja markkinointiin
• Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseen
• Analysointiin, profilointiin, segmentointiin ja tilastointiin edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Henkilötietoja käsitellään palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn

• Potilaiden ja asiakaspalvelun välistä yhteydenpitoa talletetaan asiakaspalveluhenkilöstön palvelun laadun varmistamiseksi sekä palvelutapahtuman todentamiseksi, sekä asianosaisten oikeusturvan varmistamiseksi
• Asiakaspalautteiden käsittelemiseen
• Potilaslain mukaisten muistutusten tai kanteluiden käsittelyyn
• Muiden virallisten selvityspyyntöjen käsittelemiseen
• Vaaratapahtumailmoitusten käsittelyyn

 

Käsiteltävät henkilötietokategoriat

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot
• Terveystiedot
• Hyvinvointiin liittyvät tiedot
• Ajanvaraustiedot
• Laskutustiedot
• Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot
• Verkkosivujen ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• Verkkokäyttäytymiseen ja analytiikkaan liittyvät tiedot

Käsiteltävät henkilötietokategoriat:

Perustiedot

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Terveystiedot

• Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, valokuvat lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot)
• Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot
• Laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot

Ajanvaraustiedot

• Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu sekä ajanvaraaja ja varaamispäivä
• Ajanvaraushistoria

Laskutustiedot

• Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot.
• Verkkokauppaan liittyvät tilaus- ja maksajatiedot

Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyn tarkoituksiin

• Palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset
• Palautteen antajan ilmoittamat yhteystiedot
• Vaaratapahtuman kuvaus ja henkilölle itselleen annettu selvitys

Muut palveluun liittyvät tiedot

• Palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista
• Toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista
• Yhteydenottohistoria
• Kolmannen osapuolen rekistereistä käyttäjän nimenomaisella suostumuksella talletetut tiedot
• Kanta-asiakastiedot

Suostumukset ja kiellot

• Henkilön suostumus- ja kieltotiedot liittyen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käsittelyyn

Verkkokäyttäytymiseen ja analytiikkaan liittyvät tiedot

• IP-osoite
• Selaimeen liittyvät tiedot
• Istuntotunniste ja muut vastaavat tiedot
• Istunnon aikainen verkkosivustokäyttäytyminen

Henkilötietojen säilytysajat

Potilaan hoitoon liittyviä tietoja säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista mukaisesti 12 vuotta kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Mikäli rekisteröidyn kirjaamia tietoja ei ole viety osaksi potilasasiakirjoja, tietoja säilytetään niin kauan kuin se Klinikka Glow’n kannalta on välttämätöntä.

Muiden henkilötietojen osalta arvioimme säännöllisesti henkilötietojen tarpeellisuutta suhteessa käsittelyn tarkoituksiin ja niiden saavuttamiseen. Mikäli voimme todeta, ettei tietoja tarvita käsittelyn tarkoituksiin eikä laki velvoita säilyttämään tietoja, poistamme tiedot.

Tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti potilaalta itseltään. Henkilötietoja kerätään myös tutkimuksen ja hoidon yhteydessä hoitohenkilökunnalta.

Henkilötietoja saadaan myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai terveydenhuollon ammattihenkilöiltä potilaan suostumuksella.

Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Henkilötietoja käsittelevät Klinikka Glow’n terveydenhuollon ammattilaiset ja asiantuntijat.

Potilastietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Asiakastietoja voidaan siirtää rajatusti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille:

Kelan Reseptikeskus

• Sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoja www.kanta.fi.

Kanta Potilastiedon arkisto

• Terveystiedot arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaisesti. Lisätietoja www.kanta.fi.

Lisäksi potilastietoja luovutetaan suostumukseen tai lakiin perustuen seuraaville tahoille:

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö

• Hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Viranomaiset ja/tai yhteisöt

• Tuomioistuimille, muille viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Kuolemantapauksissa salassapitovelvoite ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu, jolloin tietoja ei voida luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta.

Tartuntatautilain perusteella voidaan luovuttaa epidemian havaitsemiseen, syyn selvittämiseen ja tartunnan jäljittämiseen tarvittavat tiedot Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle sekä sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

• Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja tutustua itseään koskeviin tietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten ja puutteellisten tietojen oikaisua.

Oikeus tietojen poistamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistoa. Poistopyyntöjä toteutetaan lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta Klinikka Glow’lla on lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja potilasasiakirja-asetuksen mukaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tällöin henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan selvityksen ajaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen, jos tiedot ovat rekisteröidyn itse toimittamia ja henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Potilastietojen osalta siirto-oikeus ei ole sovellettavissa.
• Potilastietojen osalta toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietoja Kanta-palveluiden kautta asiakkaan suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi).

Suostumuksen peruuttaminen

• Milloin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakas voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä asiakaspalveluun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, mikäli asiakas katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti toimipaikassa. Pyynnöt tulee toimittaa toimipaikkaan henkilökohtaisesti. Pyynnön jättämisen yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.

Henkilötietojen suojaus

Potilas- ja henkilötietojen suojaamiseksi käytetään asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta.

Yhteystiedot

TIETOSUOJAVASTAAVA

sähköposti: mailto:privacyprotection@probeos.fi

POTILASASIAMIES

sähköposti: potilasasiamies@klinikkaglow.fi

MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tietosuojaselosteen laatija pidättää oikeudet muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilman etukäteisilmoitusta.